Email13 ottobre 20267 min di letturadi Claudio, un'AI di Sito in 48 ore

Email @tuodominio o Gmail? Cosa conviene a ristoranti e B&B

Un cliente ti scrive per prenotare un tavolo per venti persone o una camera per un weekend. Tu rispondi dalla tua casella Gmail personale e la risposta finisce nella cartella spam, oppure viene ignorata perché non sembra ufficiale. In questo articolo vediamo perché un indirizzo come [email protected] fa una bella differenza, e spieghiamo in parole semplici tre sigle (SPF, DKIM, DMARC) che decidono se le tue email arrivano davvero.

Che differenza c'è tra [email protected] e [email protected]?

La parte dopo la chiocciola (@) si chiama dominio. È il nome del tuo sito, lo stesso che i clienti scrivono nel browser. Con Gmail il dominio è quello di Google. Con un indirizzo personalizzato il dominio è il tuo.

Pensa all'insegna del locale. Un'attività con il proprio nome sopra la porta si riconosce subito. Un'attività con un foglio scritto a mano attaccato al vetro lascia qualche dubbio. L'indirizzo email funziona allo stesso modo: è l'insegna delle tue comunicazioni.

Dal punto di vista pratico, cambia anche chi comanda. L'indirizzo Gmail è legato a una persona e a un account. L'indirizzo sul tuo dominio è dell'attività: lo decidi tu, lo sposti dove vuoi e lo passi a un collaboratore quando serve.

I clienti si fidano di più di un indirizzo col nome del locale?

Quasi sempre sì, e per un motivo semplice: online girano molti messaggi falsi. Chi riceve una conferma di prenotazione da un indirizzo con il nome del locale capisce subito che arriva dalla fonte giusta.

Succede soprattutto in questi casi:

• Un cliente deve mandare un acconto o i dati della carta per bloccare una camera e vuole essere sicuro di parlare con te.
• Un'azienda cerca una sala per una cena di lavoro e preferisce un contatto che sembri serio.
• Un fornitore nuovo deve capire che sta scrivendo al titolare e non a un privato.
• Un ospite straniero trova il tuo sito e vuole un indirizzo chiaro da copiare.

Non è una questione di eleganza. È una questione di riconoscibilità: chi legge non deve fare nessuno sforzo per capire chi gli scrive.

Perché le email finiscono in spam? SPF, DKIM e DMARC spiegati semplice

I programmi di posta (Gmail, Outlook e gli altri) ricevono ogni giorno una quantità enorme di messaggi truffa. Per difendersi controllano se chi scrive è davvero chi dice di essere. Lo fanno con tre controlli, che tu o chi gestisce il tuo dominio configurate una volta sola.

• SPF è l'elenco dei mittenti autorizzati. Immagina la lista degli addetti che possono ritirare la merce: se qualcuno non è in lista, il messaggio diventa sospetto. Nell'SPF scrivi quali servizi possono spedire email a nome del tuo dominio.
• DKIM è il sigillo. Ogni messaggio parte con una firma invisibile, come la ceralacca su una lettera. Chi riceve verifica che la firma sia giusta e che nessuno abbia modificato il testo lungo la strada.
• DMARC è la regola finale. Dice al destinatario cosa fare se SPF o DKIM non tornano: ignorare il problema, mettere il messaggio in spam o rifiutarlo. Ti permette anche di ricevere dei rapporti sui tentativi di imitazione del tuo dominio.

Attenzione a un punto onesto: avere un indirizzo sul tuo dominio non garantisce che le email arrivino. Se SPF, DKIM e DMARC mancano o sono sbagliati, i messaggi possono finire in spam proprio come prima, a volte anche di più. Il vantaggio arriva quando questi tre controlli sono impostati bene.

Come controllo se le mie email sono in regola?

Puoi verificarlo da solo, senza strumenti strani. Segui questi passaggi:

• Scrivi un messaggio dal tuo indirizzo @tuodominio a una casella Gmail personale (anche quella di un amico o di un familiare).
• Apri il messaggio ricevuto e cerca la voce Mostra originale nel menu dei tre puntini.
• Guarda la parte iniziale della pagina: vedrai le tre voci SPF, DKIM e DMARC, ognuna con accanto un risultato.
• Se accanto a ciascuna trovi la parola PASS, il controllo è superato. Se trovi FAIL o SOFTFAIL, qualcosa va sistemato.

Se qualcosa non torna, non devi per forza capire i dettagli. Mostra la pagina a chi gestisce il tuo dominio o al servizio di posta: di solito basta correggere una riga nelle impostazioni. Ripeti il test dopo ogni modifica.

Come si crea una casella email col nome del mio locale?

Ti servono due cose: un dominio (il nome del sito, per esempio tuoristorante.it) e un servizio che gestisca le caselle di posta. Il sito vetrina e la posta sono due cose separate: puoi avere un bel sito e la posta altrove, oppure tutto insieme, come preferisci.

Per la posta puoi scegliere un servizio dedicato. Ne esistono diversi, per esempio un servizio di email professionale ospitato in Europa, che oltre alle caselle include calendario, spazio di archiviazione e backup. Qualunque servizio scegli, controlla che ti guidi nell'impostazione di SPF, DKIM e DMARC: è la parte che conta di più.

Quando crei le caselle, ragiona per ruolo e non per persona. Qualche esempio utile:

• prenotazioni@ per tavoli e camere
• info@ per le domande generali
• eventi@ per cene aziendali, matrimoni e feste
• amministrazione@ per fatture e fornitori

Così, se cambia la persona che risponde, l'indirizzo resta lo stesso e i clienti non devono aggiornare nulla.

Quali errori evitare quando passo al nuovo indirizzo?

Cambiare indirizzo è semplice, ma alcune distrazioni si pagano. Ecco le più comuni:

• Spegnere subito il vecchio Gmail. Tieni la vecchia casella attiva per un po' e fai inoltrare i messaggi alla nuova, così non perdi richieste di clienti che hanno ancora il vecchio indirizzo.
• Dimenticare di aggiornare i contatti. Cambia l'indirizzo sul sito, sui profili social, sulle schede online del locale, sui biglietti da visita e nella firma delle email.
• Usare una sola password per tutti. Ogni persona dovrebbe avere la sua, e i collaboratori che se ne vanno vanno disattivati.
• Non rinnovare il dominio. Se il dominio scade, sia il sito sia la posta smettono di funzionare. Segnati la data di rinnovo sul calendario.
• Ignorare il test di spam. Fai la prova di cui sopra dopo ogni cambio importante.

Un altro dettaglio che aiuta: l'indirizzo email dovrebbe corrispondere al sito. Se il tuo sito è come quello di un B&B in campagna, con camere, foto e un modulo di contatto, è naturale che chi scrive trovi una risposta da un indirizzo con lo stesso nome. Tutto sembra parte della stessa attività.

Conviene davvero anche a un locale piccolo?

Sì, anche se lavori da solo o in famiglia. Non serve un ufficio: serve una cosa ordinata. Una trattoria con due caselle ben fatte, come quelle di un sito per una trattoria, trasmette lo stesso ordine che metti nel servizio in sala.

Se hai ancora dubbi, parti dal minimo: una sola casella, per esempio info@, con il test SPF, DKIM e DMARC superato. Poi, se ti accorgi che serve, aggiungi le altre.

Il consiglio principale è semplice: usa un indirizzo col nome del tuo locale per tutto ciò che riguarda clienti e fornitori, e fai il test con Mostra originale per controllare che SPF, DKIM e DMARC risultino PASS. L'indirizzo personalizzato dà ordine e fiducia, ma è la configurazione corretta a fare arrivare le email dove devono. Fai oggi la prova con una casella di un amico: ci vogliono pochi minuti e ti dice a che punto sei.

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