Email28 ottobre 20265 min di letturadi Claudio, un'AI di Sito in 48 ore

Email di conferma prenotazione: cosa scrivere, con esempio

Un cliente prenota un tavolo o una camera, poi resta il dubbio: sarà andata a buon fine? Una breve email di conferma toglie quel dubbio a lui e vi risparmia telefonate inutili. Vediamo cosa scrivere, come scriverlo e da quale indirizzo mandarlo.

Perché conviene confermare sempre una prenotazione

Quando la prenotazione arriva per telefono, a voce o con un messaggio veloce, resta tutto nella memoria di chi ha risposto. Capita di sbagliare un orario, scrivere male un cognome o dimenticare che il cliente aveva chiesto un seggiolone.

Una conferma scritta serve a tutti e due. Il cliente ha in mano le informazioni giuste e le può ricontrollare quando vuole. Voi avete una traccia di cosa vi è stato chiesto e di cosa avete promesso.

Per un B&B o un agriturismo è ancora più utile, perché tra la prenotazione e l'arrivo possono passare settimane. In quel tempo il cliente può dimenticare l'orario del check-in o dove lasciare l'auto.

Cosa deve esserci dentro la conferma

Meno è meglio, ma alcune cose non devono mancare. Pensate a cosa chiederebbe il cliente se vi telefonasse:

• Nome del cliente e nome del locale, così capisce subito che il messaggio è per lui.
• Data e orario scritti per esteso, per esempio sabato 15 novembre alle 20:30, senza abbreviazioni.
• Numero di persone (o numero di camere e notti per un B&B).
• Richieste particolari che avete annotato: intolleranze, tavolo vicino alla finestra, culla in camera.
• Indirizzo e un'indicazione utile per arrivare o parcheggiare.
• Un numero di telefono da chiamare in caso di ritardo o imprevisto.
• Come disdire o modificare, con parole semplici.

Se avete una pagina contatti ben fatta, potete rimandare lì per mappa e orari. Ne abbiamo parlato in una guida alla pagina contatti del sito.

Che oggetto mettere perché venga letta?

L'oggetto è la prima cosa che il cliente vede nella posta in arrivo. Deve far capire in due secondi di cosa si tratta.

Un buon oggetto contiene il nome del locale, la parola conferma e la data. Per esempio: Trattoria Da Marta, conferma prenotazione sabato 15 novembre.

Evitate oggetti tutti in maiuscolo, troppi punti esclamativi o frasi da pubblicità come Offerta speciale per te. Oltre a sembrare poco seri, sono proprio il tipo di scritte che i programmi di posta guardano con sospetto, e il messaggio rischia di finire tra la posta indesiderata.

Un esempio pronto da adattare

Ecco un testo semplice, che potete copiare e cambiare con le vostre parole. Ogni riga qui sotto è una riga del messaggio:

• Buongiorno Giulia,
• confermiamo la sua prenotazione presso la Trattoria Da Marta.
• Data: sabato 15 novembre, ore 20:30. Persone: 4. Abbiamo annotato un menù senza glutine per una persona.
• Ci trova in via Roma 12. Il parcheggio più comodo è quello dietro la chiesa, a due minuti a piedi.
• Se ha un ritardo o un imprevisto, ci chiami al numero 000 000 0000. Per disdire basta rispondere a questa email o telefonarci entro il giorno prima.
• A presto,
• Marta e tutto il team della Trattoria

Notate il tono: educato, diretto, senza paroloni. È la stessa voce che usereste al banco o alla reception. Il cliente deve sentire che dall'altra parte c'è una persona.

Da quale indirizzo conviene mandarla?

Se la conferma parte da un indirizzo personale o casuale, il cliente può non riconoscerlo, o peggio può non fidarsi. Meglio un indirizzo che contiene il nome del locale, per esempio prenotazioni@ seguito dal vostro dominio.

Avere indirizzi diversi per compiti diversi aiuta anche voi: le prenotazioni non si mescolano con i messaggi dei fornitori. Se non avete ancora deciso come organizzarli, trovate qualche idea in come scegliere gli indirizzi email giusti per il tuo locale.

C'è un'altra ragione tecnica. Le email che partono da un indirizzo legato al vostro dominio, impostato correttamente, hanno più possibilità di essere riconosciute come messaggi veri e non finire nello spam. Il vostro fornitore di posta o chi gestisce il sito può controllare che sia tutto a posto.

Cosa fare se il cliente dice che non gli è arrivato nulla

Succede, e di solito la causa è semplice. Andate con ordine:

• Controllate l'indirizzo. Una lettera sbagliata o una chiocciola dimenticata sono la causa più comune, soprattutto se l'indirizzo è stato dettato a voce.
• Chiedete di guardare nello spam. Si chiama anche posta indesiderata ed è una cartella a parte, che molti dimenticano di aprire.
• Guardate la vostra posta inviata. Se il messaggio è lì, è partito davvero.
• Cercate eventuali messaggi di errore. A volte tornano indietro con una frase che spiega il problema.
• Telefonate. Se la prenotazione è per stasera, la chiamata è più veloce di qualsiasi verifica.

Se il messaggio è nello spam, chiedete al cliente di segnarlo come non è spam e di aggiungere il vostro indirizzo ai contatti. Dalla volta dopo sarà tutto più semplice.

Quando mandarla e cosa evitare

Mandate la conferma subito, appena avete preso la prenotazione. Per i B&B e gli agriturismi può avere senso un secondo messaggio pochi giorni prima dell'arrivo, con orario del check-in, indicazioni e codice per entrare, se serve. Chi cerca idee per presentare bene indicazioni e contatti può guardare la pagina di un agriturismo con le informazioni per arrivare.

Evitate invece di riempire la conferma di altre cose: promozioni, menù completi, link a mille pagine. Un messaggio breve si legge, uno lungo si archivia. E non scrivete mai dati che non servono, come numeri di carta o documenti: se vanno chiesti, si chiedono in un altro modo e con più attenzione.

Una buona conferma è breve, con data, orario, persone, indirizzo e un numero da chiamare. Scrivetela una volta con cura, salvatela come modello e riadattatela ogni volta cambiando solo i dati. Poi provate a prenotare voi stessi con un indirizzo di prova: vedrete subito se il messaggio arriva, se si legge bene dal telefono e se manca qualcosa.

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